Bra dialog ger bra upphandlingar
En bra dialog och tydliga krav på det som ska upphandlas genomsyrar de upphandlingar som vi bedömer som bra. Det menar Charlotte Bergman, vd för ELU Konsult AB.
Almegas rapport ”Så ser tjänsteföretage på offentlig upphandling” visar att många tjänsteföretag upplever att det i offentlig upphandling är för mycket fokus på pris och för litet på kvalitet och att det även är problem med tidskrävande formalia och omfattande och irrelevant kravställande. Det framgår även att många tjänsteföretag anser att dialogen inför upphandlingarna brister liksom uppföljningen av kvaliteten i leveransen under kontraktstiden. Är detta problem som även ni upplever i er bransch?
– I stort sett håller vi med om alla de punkter som är med på Almegas lista. Vi noterar ett orimligt stort fokus på pris i förhållande till kvalitet – generellt sett. Dock finns undantag.
Det brukar ställas krav på CV på de individer som ska jobba med uppdraget. Ofta krävs mångårig erfarenhet. Vi kan ibland inte förstå hur vissa aktörer kan lämna de priser som de gör, men ofta handlar det om att allt fler använder underkonsulter i låglöneländer. Det har vi gjort också, men det är inte helt okomplicerat och enkelt att hantera. Det är bra för svenska skattebetalare att saker och ting blir billigare – men samtidigt utarmar man kunskap och kompetens i vårt land. Det behöver fortfarande finnas kompetens både på beställarsidan och hos utförarna om vi ska kunna hålla hög kvalitet och ha säkra leveranser. Lägg därtill behovet av att hantera den nödvändiga klimatomställningen, som i sig kräver mycket kunskap och kompetens på många olika områden.
Ett alternativ och/eller komplement till att använda låglönekonsulter är att fortsätta jobba med att digitalisera och automatisera en del moment. Jag är övertygad om att takten i det arbetet kommer öka. Olika delar i ett uppdrag kräver olika lösningar. I tidiga skeden väljer man teknisk lösning – den delen är svårare att automatisera. Men när man väl valt en lösning och ska producera bygghandlingar för t ex sju likadana broar, beräkningsarbeten m.m. då kan mycket automatiseras.
Ett annat problem är att dialogen mellan kund och leverantör ibland brister. I de fall projektet fungerar bra har man haft en bra dialog. Många gånger är beställaren rädd att hamna utanför regelverket och är därför försiktig i dialogen under upphandlingsskedet.
Finns det andra utmaningar som ni upplever?
– Ett annat problemområde är att det blir allt vanligare att upphandlingarna hanteras enbart av inköpare och jurister. De som ska leva med det som beställaren har handlat upp deltar inte alltid. Om det enbart är jurister kan det resultera i bristande förståelse för uppdragets utmaningar, vilket skapar ökade kostnader och tar mer resurser. Om man ska generalisera. Detta präglar även stora organisationer bland de privata aktörerna. Orsaken är delvis att vi verkar i en mer internationell miljö numera. Man är mer van att juridiken och avtalen har större betydelse. Vi måste därför också bli mer professionella inom områden som juridik och avtalsfrågor. De som handlar upp är ofta inte tekniker utan jurister och inköpare.
Vad genomsyrar bra upphandlingar?
– Att dialogen är bra, givetvis. Vi har goda erfarenheter av avtal med både fasta och löpande priser, samt olika incitamentsmodeller. Att fokusera på genomförandebeskrivningar och kvalitetsaspekter är positivt. Då kan den som upphandlar ställa mer kvalitativa krav. Mjuka parametrar är inte lätt men det går att ställa sådana krav. Matematiskt är det enklare att gå på kronor och ören – men där får man inte alltid inte alltid det man frågar efter. Ju tydligare krav på det som upphandlas, desto mindre resurser behöver läggas på diskussioner om vad som ingick i uppdraget från början och kostnader för ändrings- och tilläggsarbeten.
Vad bör offentlig sektor utveckla för att göra bra offentliga affärer?
– Kanske att försöka fokusera mer på värdet över tid av en upphandlad tjänst. Inte bara här och nu. Inte vara rädd för att utmana både LOU och LUF – vi har erfarenhet av att detta har fungerat bra när man varit kreativ. – Det som tyvärr händer mer och mer är att upphandlare vill göra avsteg eller tillägg från regelverken. Vår försäkring är dimensionerad efter de krav som finns i de allmänna bestämmelserna i ABK – men när kunden vill göra avsteg från dessa – skriva bort våra rättigheter, då blir det dyrare. Man vill förflytta risken till oss leverantörer och då vill försäkringsbolagen ha betalt för detta. ABK är framtaget för att balansera riskfördelningen mellan köpare och säljare, det är inte alltid man förstår det. Ibland önskar köparen avsteg som vi inte kan förstå, de har ingen juridisk betydelse.
OM FÖRETAGET ELU KONSULT AB
ELU Konsult AB är konstruktörer inom bygg, anläggning, vattenbyggnad och geoteknik. Samarbetspartner för lösningar i teknikens framkant. Arbetar med rådgivning och konstruktion av anläggningar, broar, kontor, bostäder, marina byggnadsverk och geoteknik. Kunderna är både offentliga och privata, cirka 40/60 under senare år.
LÄS HELA RAPPORTEN
”Så vill tjänsteföretagen förbättra offentliga upphandlingar”