Flexibilitet nyckeln till framtidens arbetsplats

Sedan coronavirusets utbrott i Sverige har uppmaningen från beslutsfattare och experter varit: ”Stanna hemma vid minsta symtom. Arbeta hemma om du kan”. Även om många personer som jobbar exempelvis inom vården, transport- eller servicesektorn saknat möjligheten att jobba hemma, arbetar omkring två miljoner svenskar på kontor. Och enligt siffror från statistiska centralbyrån arbetade drygt 40 procent av svenskarna hemifrån under det första kvartalet 2021. 

Kontoret, sprunget ur 1800-talets urbanisering och ökade krav på dokumentation, har varit under ständig omvandling. Under de senaste decennierna har tjänstemännen först bytt de egna rummen mot ett öppet kontorslandskap och därefter mot tillfälliga arbetsstationer i aktivitetsbaserade kontor. Fler personer samsas på samma yta, inte sällan av ekonomiska skäl. 

Omvandlingen av arbetsplatsen har fått en rejäl skjuts av pandemin och de restriktioner som införts för att minska smittspridningen. Nya arbetssätt, nya metoder och nya verktyg har anammats, mer eller mindre påtvingat. För företagen har digitaliseringen inneburit att allt ifrån erbjudande, marknad och kundrelationer anpassats för en digital omvärld. Men även insidan av verksamheten har behövt utvecklas. Förutsättningarna för problemlösning och samverkan mellan medarbetare har förändrats i grunden och även arbetsplatsen måste anpassas utifrån framtidens platsoberoende arbete. 

I och med digitaliseringen har även hemmet blivit en möjlig arbetsplats. Under pandemin har arbete från hemmet blivit det normala. Möjligheten att planera sin arbetsdag och byta restid mot tid med familj har uppskattats av många. Andra har känt sig mer tvingade till hemarbete av restriktionerna. Liknande förhållanden råder bland företagen. Medan en del arbetsgivare ser hemarbete som en permanent företeelse, har andra otåligt väntat på att allt ska återgå till som det var förut. Men oavsett i vilken utsträckning som människor kommer söka sig tillbaka till kontoret efter pandemin är det en annorlunda arbetsplats som väntar för många. 

Ett hybridkontor kombinerar kontorsförlagt arbete med distansarbete. Varifrån arbetet sker styrs av de behov som råder för dagen. Ibland passar det bäst att arbeta hemifrån, ibland på kontoret. För en medarbetare kan det innebära en minskad stress och större möjligheter att hitta en balans mellan arbete med privatliv.  

Även för företagen innebär det nya möjligheter. När den fysiska platsen spelat ut sin roll blir hela världen en möjlig rekryteringsplats samtidigt som rese- och kontorskostnader kan minskas. En utmaning med ett hybridkontor är att säkerställa kontorets roll som social mötesplats. Samtidigt kan ett arbetssätt som, om än delvis, bygger på distansarbete vara en utmaning för de chefer som föredrar detaljstyrning. 

Ett kontorskollektiv samlar människor med olika yrken och arbetsgivare under ett och samma tak, ofta med gemensamma faciliteter och kontorsservice. Innan pandemin var det främst frilansare eller små start-up-företag som hyrde in sig i kontorskollektiven, inte minst eftersom den isolering ensamarbete innebär motverkades. Ytterligare fördelar som brukar framhållas är den sociala gemenskap och de synergieffekter som kan uppstå när människor med olika infallsvinklar möts. För större företag kan kontorskollektivet fungera som ett komplement till kontoret eller hemmet. 

Genom att etablera ett eget, mindre kontor på en strategiskt utvald plats sett till var många medarbetare bor, kan större företagen minska på antalet kontorsplatser på dyrare adresser samtidigt som medarbetarna får kortare restid till jobbet. Dessa lokala arbetshubbar går givetvis att kombinera med distansarbete. 

På vissa företag ges medarbetarna möjligheten att välja ifall de vill arbeta på distans eller från kontoret under förutbestämda tidsperioder, exempelvis ett år. På så sätt tillgodoses medarbetarnas önskemål samtidigt som företaget, i det fall medarbetaren väljer att arbeta på distans, an anpassa sina lokaler till de som väljer att vara på plats. 

Att säga upp hyreskontraktet för kontoret och låta medarbetarna uteslutande arbeta på distans kommer troligen inte bli speciellt vanligt, speciellt inte bland större företag. Men för de som vill bryta ny mark och samtidigt sänka kostnaderna är det ett alternativ. Att helt upphöra med fysiska möten kan dock innebära en del utmaningar med tanke på att människan är en social varelse.  

För de företag vars verksamhet, chefer eller medarbetare kräver fysisk närvaro på kontoret finns ju alltid alternativet att köra på som tidigare. Åtminstone ett tag.