Individuell lönesättning
För att sätta lön behövs ofta en helhetsbedömning av medarbetarens arbetsuppgifter, måluppfyllelse, bedömning enligt lönekriterierna samt var i lönestrukturen och lönekarriären medarbetaren befinner sig.
Dialogen brukar innehålla ett framåtsyftande målsamtal och ett tillbakablickande lönesamtal. I målsamtalet diskuteras arbetssituationen, medarbetarens förutsättningar, personliga mål och förväntat resultat. I lönesamtalet görs en uppföljning och chefen motiverar den lön som bestäms.
Lönepolicyn är företagets strategi för hur lönen ska stödja verksamheten och medarbetarnas utveckling. I lönepolicyn framgår vad som påverkar lön och hur den sätts. De centrala löneavtalen utgör grunden för lönepolicyn.
Att ha en tydlig lönepolicy, som tillämpas konsekvent, är det bästa för att uppnå rättvisa och jämställda löner.
Det är genom löneprocessen som lönepolicyn förverkligas. Löneprocessen består ofta av flera steg. Själva kärnan i processen är dialogen mellan chef och medarbetare i form av mål- och lönesamtal.
I löneprocessen ingår även att göra en tidsplan, bestämma riktlinjer för lönedialogen och lönesättningen, se över lönekriterierna och lönestrukturen samt eventuellt stämma av lönerna med det lokala facket. Det är viktigt att löneprocessen utvärderas för att säkerställa att den fungerar och förbättras.
Lönepolicyn konkretiseras genom ett antal lönekriterier som används vid lönesättningen för att bedöma varje medarbetares bidrag till företagets framgång. Syftet med lönekriterierna är att tydliggöra vad som påverkar lönen och hjälpa cheferna att göra bedömningen på ett enhetligt sätt.
Det behövs ofta både övergripande och personliga lönekriterier för medarbetare med kvalificerade arbetsuppgifter inom tjänsteföretag. De övergripande lönekriterierna beskriver generella krav för företagets framgång. Personliga kriterier bestäms i dialogen mellan chef och medarbetare.
Såväl de övergripande som de personliga lönekriterierna, och skalan för att bedöma medarbetarens bidrag, behöver justeras i takt med att verksamheten och dess behov förändras. Lönekriterierna och bedömningsskalan behöver därför ses över regelbundet.
Lönestrukturen innebär att bestämma vad som är rimlig lön för olika roller på företaget. De som ska kunna påverka sin lön på likartat sätt kan tillhöra samma lönestruktursgrupp. Det handlar om att ta ställning till lönenivåer, lönespridning, lönerelationer och förhållandet till marknadslönen så att företaget kan rekrytera, behålla och utveckla medarbetare. Medlemmar i Almega får tillgång till lönestatistik som kan användas som underlag.
Lönestrukturen bidrar till att ge struktur i lönesättningen. Lönestrukturen ger också en översiktlig bild över vilka prioriteringar som behöver göras.
När lönestrukturen bestämts ger den en bild av varje medarbetares löneläge och lönekarriär. Lönekarriären visar hur en enskild individs lön är tänkt att utvecklas över tiden i takt med att medarbetaren kompetens, prestation m.m. utvecklas i enlighet med helhetsbedömningen av lönekriterierna.
Målsamtal (också kallat medarbetarsamtal, utvecklingssamtal) diskuterar bland annat medarbetarens arbetssituation, vilka förväntningar som finns och medarbetarens behov av kompentensutveckling. Målsamtalet resulterar i personliga mål för varje medarbetare.
Målsamtalet handlar om att planera framtiden tillsammans så att det finns en gemensam uppfattning om när medarbetaren har lyckats. Målsamtalet är utgångspunkten för lönesamtalet.
Almega kan anordna specialanpassade kurser i mål- och lönesamtal.
För att sätta lön behöver chefen göra en helhetsbedömning av:
- Om det skett någon väsentlig förändring av arbetsuppgifterna som motiverar en lönejustering
- Medarbetarens måluppfyllelse
- Medarbetarens bidrag vid bedömning av lönekriterierna
- Medarbetarens löneläge i lönestrukturen
- Andra överväganden i enlighet med företagets riktlinjer
- Det bestämda utrymmet för löneökningar
Helhetsbedömningen leder fram till lämpliga lönejusteringar. Det kan underlätta om det finns en uppfattning om vilken löneökning som är rimlig i olika kombinationer av löneläge och bedömning enligt lönekriterierna, t.ex. såsom matrisen här.
Lönesamtalet är en uppföljning av vad som hänt och hur medarbetaren lyckats i arbetet under det gångna året. I lönesamtalet redovisar chefen sin helhetsbedömning och motiverar den lön som sätts. Lönesamtalet är en del i all feedback som ges under året.
Lönesamtalet upplevs ofta som den svåraste delen i löneprocessen. För att det ska bli ett meningsfullt samtal behöver både chefen och medarbetaren vara väl förberedda. Samtalet underlättas också av att de har samma utgångspunkter.
Chefernas mandat att sätta lön måste vara tydligt. För att säkerställa att lönesättningen följer företagets lönepolicy och andra riktlinjer, och blir så konsekvent och enhetlig som möjligt, är det vanligt att överordnad chef granskar chefernas löneförslag. Även personalfunktionen har en viktig roll i att säkerställa kvaliteten i lönesättningen. Medarbetaren kanske inte blir nöjd med lönehöjningen, men ska förstå hur lönen sätts och kan påverkas i framtiden.
öretags- och medarbetarnära lönesättning underlättas om chefen och medarbetaren har samma utgångspunkter när det gäller hur lön sätts och påverkas. Här listas några sådana utgångspunkter:
- Vår mentala bild av löneutveckling som ett rakt streck måste förändras. Det finns inget förväntat snitt som alla kan förvänta sig att få.
- Det är chefen som sätter lön. Men efter de regler som företaget bestämmer. Individens förhandlingsförmåga etc. ska inte påverka, lönesamtalet är ingen förhandling.
- Lön är en del i feedbacken. Konstruktiv och ärlig feedback är ovärderlig. Att ge löneökning till någon som inte förtjänat det är snarare elakt än snällt.
- Löneökningar handlar om att prioritera, vilket är att välja mellan bra saker. Att man inte själv får löneökning kan helt enkelt bero på att annat är mer prioriterat, och om det gynnar företaget är det bra för alla.
- Löneutveckling är tvådimensionellt. Lön ökar därför att det sker en personlig utveckling. Om det som påverka lön, t.ex. prestation, resultat och kompetens, inte ökat är det rimligt att lönen är oförändrad. Ingen vill betala mer för samma, och inflation är ingen grund för löneökning.
- Det är positivt att inte är nöjd med sin löns storlek utan vill ha högre lön. Därmed är lönen en bra drivkraft för goda prestationer.
- Det är viktigt att se och prata om hela lönen, inte enbart löneökningen. Löneökningen brukar få oproportionerlig stor uppmärksamheten.
- I framtiden kommer variationen öka och likriktningen minska. Det betyder att det kommer bli större skillnader i löneutveckling mellan olika tidpunkter, personer och företag.