RFI är en bra modell som gynnar alla

RFI (Requst for information) innebär att den upphandlande verksamheten skickar skriftliga frågor eller testar idéer om till exempel upplägg och process, kravformuleringar samt utvärderingsmodeller till leverantörer eller branschorganisationer inför en upphandling.

Almegas rapport ”Så ser tjänsteföretagen på offentlig upphandling” visar att många tjänsteföretag upplever att det i offentlig upphandling är för mycket fokus på pris och för litet på kvalitet och att det även är problem med tidskrävande formalia och omfattande och irrelevant kravställande. Det framgår även att många tjänsteföretag anser att dialogen inför upphandlingarna brister liksom uppföljningen av kvaliteten i leveransen under kontraktstiden. Är detta problem som även ni upplever i er bransch?

– Jag tycker att man kan se en viss ökning av dialogen mellan upphandlande myndigheter och leverantörer.

Vad beträffar de problem som i övrigt beskrivs kan de kommenteras på följande sätt. Angående frågan om pris kontra kvalitet, så har blivit bättre de sista åren. I flera upphandlingar är kvalitet en del av utvärderingen och viktas mot pris. Vissa har dock kvar subjektiva utvärderingsmodeller. Känslan är ibland att myndigheten ställer krav utifrån en specifik leverantör, särskilt när man talar litet om leverans och vad som är viktigt.

Beträffande frågan om byråkratisk och tidskrävande formalia vid offentlig upphandling, så är detta inget större problem för oss. Jag har dock upplevt annat i mindre företag med mindre resurser. Då är det svårt att lämna anbud, få bjuder in till RFI för att ge info om uppdraget och upphandlingen – och om man bjuder in så är det ofta riktat större företag. Här finns möjligheten att bjuda in mindre företag och bidra till att avdramatisera upphandlingen för dessa. LOU är inte oöverstiglig för mindre aktörer, men om man inte blir inbjuden till RFI så upplevs man som icke relevant. Det är viktigt att inte bjuda in med armbågen. För mindre företag är det dyrt och ett stort steg att anställa expert eller ta in konsulter inför anbudsgivning.

Angående kravställandet så instämmer jag i att det finns utmaningar. Kvalitetskrav som ska utvärderas är för få, medan skall-kraven är för många, ibland rent häpnadsväckande! Det blir konstigt när skall-kraven ökar hela tiden, det känns som att de bygger på gamla problem som man haft med en enstaka leverantör, snarare än på en fungerande marknad. Ingen analys har gjorts av om det är ett vanligt förekommande problem. Följden blir inflation i skall-krav som upplevs omöjliga att uppfylla.

Även i fråga om uppföljning av kvalitet i leveransen under kontraktstiden så finns det brister. Ibland lämnar leverantören ett lågt anbud för att sedan försöka klara sig igenom kontraktstiden utan att uppfylla kraven. Om myndigheten inte påtalar detta så har leverantören tjänat extra på affären. Det är trist när det är så, men även här blir det litet bättre.

Problemen blir särskilt påtagliga när beställaren har hundraprocentig pristutvärdering och noll uppföljning. Vissa bolag som enbart går på sådana upphandlingar attraheras. Kriminalvården kan få anbud från leverantörer som felaktigt påstår sig vara rikstäckande. Vi såg hur ett bolag hävdade att de hade 150 anställda, när vi kollade upp dem visade det sig att det var 14. Det känns oseriöst att de ändå fick delta och vann en stor del av kontraktet. Om man ser lätt på en sådan fråga, vilka övriga skall-krav behöver man inte stå för?

Ändå ska sägas att antalet oseriösa aktörer inte blir fler – det går åt rätt håll.

– När man utvärderar kvalitet för tjänster är den bästa metoden att beskriva arbetssätt och metodik, gärna utifrån scenarion, hellre än att gå på referenser. Då kan man jämföra leverantörerna. Referenser kan företagen välja, men utvärderas arbetssätt och metodik kan man gå tillbaka och se hur det går under avtalsperioden. Betyg från referent spelar ingen roll under kontraktstiden och kan inte användas i uppföljningen.

En annan sak är att LUF-upphandlingar ökar kraftigt, det verkar som att det görs mest av bekvämlighet. Köparen får ett sjuårigt avtal i stället för ett fyraårigt. Jag tror inte att detta är syftet med lagen, börjar vi tänja på detta kan till slut nästan allt som finansieras med offentliga medel klassas samhällskritiskt. Det blir mindre konkurrens och svårare att slå sig in om man inte varit inne på sju år. Det kan döda innovation, många skapar innovativa lösningar riktade till det offentliga.

– Dialog och RFI, att man är tydlig med vilka värden som ska skapas och vilka problem som ska lösas, inte bara hur många timmar som ska köpas. Det ska vara lätt att utvärdera vilket värde som erhållits – det är det viktiga för skattebetalarna.

RFI skapar förståelse för vad kunden vill ha, i en öppen dialog får köparen veta vad som kan erbjudas och det skapas nytta för skattebetalarna. Nya lösningar kan komma fram och beställaren behöver inte upphandla på samma sätt och samma saker som tidigare. Dessutom underlättar det för mindre företag att delta.

Det är positivt att mindre kommuner genomför RFI med syftet att få in nya aktörer. Även om vi inte vunnit upphandlingen så har det bidragit till att de lokala leverantörerna vässat sig. Med konkurrens tar ingen kontraktet för givet.

– Ett önskemål från oss är god tid för att implementera uppdraget. Ofta anges enbart någon månad, trots att vi ska anställa, skaffa bilar, utbilda, o.s.v. Vi har varit med i upphandlingar där man ska anställa 150 personer och sätter mycket kort startdatum. Det är självmål att inte erbjuda kanske tre månader för övertagande. Viktigt att ta detta på allvar! Annars gynnas bara den befintliga leverantören.

OM FÖRETAGET CUBSEC

Cubsec erbjuder produkter och tjänster för bland annat offentlig sektor, såväl teknik som personella säkerhetstjänster, larmcentraltjänster, förstudier, bevakning, tekniska installationer, personskydd eller hemlarm. 70 procent av omsättningen kommer från offentlig sektor. Företaget har funnits sedan 2003 och deltagit i offentlig upphandling sedan 2005. 

LÄS HELA RAPPORTEN HÄR

”Så vill tjänsteföretagen förbättra offentliga upphandlingar”