Nyttja skattemedlen bättre – använd företagen!
Kommunerna bör tänka mer på hur de kan använda företagen för att få mer valuta för pengarna och inte ställa fyrkantiga krav som driver upp kostnaderna. Det menar Joakim Ollén, vd för Kunskapsporten.
Almegas rapport ”Så ser tjänsteföretagen på offentlig upphandling” visar att många tjänsteföretag upplever att det i offentlig upphandling är för mycket fokus på pris och för litet på kvalitet och att det även är problem med tidskrävande formalia och omfattande och irrelevant kravställande. Det framgår även att många tjänsteföretag anser att dialogen inför upphandlingarna brister liksom uppföljningen av kvaliteten i leveransen under kontraktstiden. Är detta problem som även ni upplever i er bransch?
– I varierande grad, vi har deltagit i processer där det skett en dialogpräglad upphandling med inledande dialog innan det formella förfrågningsunderlaget går ut. Det har vi goda erfarenheter av. Det fungerar bra när kommunen vinnlägger sig om att lyssna på vilka förutsättningar som krävs för att leverantören ska kunna lämna ett optimalt erbjudande.
Finns det några av dessa problem som är särskilt påtagliga?
– Det handlar om att få så mycket som möjligt för pengarna. Då är det viktigt att inte fyrkantigt ställda krav driver upp kostnaderna. Den förhandlade upphandlingen är den mest effektiva formen. LOU medger ju inte det fullt ut. EU-lagstiftningen som även tillämpas i Sverige är till för att förhindra korruption, inte för att skapa största möjliga effektivitet. Dock finns den mer dialogpräglade upphandlingen – särskilt vid komplexa, större upphandlingar. Där kan man ha en dialog innan där man går igenom alla förutsättningar innan kommunen bestämmer sig. På så sätt kan man komma långt i att fånga upp adekvata aspekter, ta med det som verkligen betyder något. Annars blir det mest bara priset som avgör.
Formalia är inget större problem för er?
– Är man van vid offentlig upphandling så är standardkraven som ekonomisk stabilitet, med mera, inte så svåra att hantera, tycker jag. Det är bra att det finns en allmän sållning. Som skattebetalare vill vi väl inte att det offentliga ska handla upp oseriösa aktörer. En viss allmänkontroll är rimlig. I mindre affärer, där mindre operatörer är med, kan det formella vara joxigt. Men om kommunen vinnlägger sig om att berätta hur det ska besvaras så kan det underlättas.
Finns det andra utmaningar som ni upplever?
– Ja, när det gäller långsiktigheten. Om det ska levereras någon typ av hus till kommunen och man då efterfrågar vissa funktioner i byggnaden, är det viktigt att man inte låser upp alla detaljer vad gäller funktioner under alltför lång tid. Det är bra om kommunen tänker: ’hur hade vi gjort om det skulle ha planerats och utförts i egen regi?’ Man bör fråga sig hur länge man kan binda upp leverantören för ett specifikt innehåll. Med andra ord: kräv inte för detaljerade villkor över tid, behåll flexibilitet och därmed effektivitet!
Dessutom är det viktigt att ha av stämningar. Vi har förutom den kontinuerliga kontakten även större avstämningar vart femte år med våra offentliga kunder.
En viktig sak som vi upplevt är att kommuner tar lång tid på sig att fundera på vad de ska upphandla, sedan ger de väldigt kort tid till leverantörerna att svara, kanske bara några veckor även för stora projekt. Den obalansen är nästan skrattretande. Vi talar då om stora projekt; badhus, ishallar, skolor. Självklart måste kommunen tänka igenom hur man vill ha det, men det måste finnas en rimlig balans. Även leverantören behöver tid för att kunna skapa och presentera bra lösningar.
Vad genomsyrar bra upphandlingar?
– Lyhördhet från upphandlarna! I botten finns ett kommunalt behov, en hockeyrink ska byggas, o.s.v. Vilket problem ska lösas? Utifrån det bör man ge leverantören möjlighet att vara kreativ och hitta finurliga lösningar, gärna genom att kombinera olika funktioner. Vi är byggherrar och måste ta ansvar, till exempel kunna välja de mest energismarta lösningarna. Kommunen nyttjar då näringslivets innovationskraft så att det inte bara blir ett renodlat utförande-uppdrag. Det offentliga förlitar sig på företagens förmåga – det är ju därför vi skattebetalare vänder oss till olika privata företag och ber om hjälp. Vi vill nyttja deras entreprenörskraft, okonventionella lösningar, samutnyttjande av lokaler, o.s.v.
Vad bör offentlig sektor utveckla för att göra bra offentliga affärer?
– Kommunerna bör tanka mer på hur de kan använda företagen för att få mer valuta för pengarna. Min egen erfarenhet när jag styrde Malmö som KSO var att förutsättningslöst se hur vi kunde använda näringslivet. Som kommun ska man uppnå flera saker på en gång. Kalmars socialdemokratiska kommunalråd sa när kommunen bestämde sig för vårt badhuskoncept: ”Det ger mer pang för pengarna”. Alltså: hur kan kommunen nyttja företag för att få mer valuta för pengarna. Genom en sådan inriktning från kommunens sida skapas ett bättre näringslivsklimat. Kommunen får ett effektivare resursutnyttjande och företagen känner att de är välkomna och upplever ett bra företagsklimat. I vissa fall kan det även handla om att kommunen önskar skapa en valfrihet genom att få in flera aktörer.
I det nu aktuella exemplet handlar det om ett 35-årigt avtal där vi åtar oss att tillhandahålla hela verksamheten i byggnaden, både den kommunen betalar för och de funktioner vi erbjuder besökarna utan att kommunen är inblandad som SPA, Nordisk Hamam och fitness.
OM FÖRETAGET KUNSKAPSPORTEN
Kunskapsporten är ett ”samhällsbyggarföretag” med strategisk inriktning på profilfastigheter. Tillhandahåller kunskapshus av olika slag. Bygger som byggherrar, inte som entreprenörer. När Kunskapsporten träffar avtal med en kommun ska avtalen som regel upphandlas.
Två huvudkategorier:
1. Skolor, lärande lokaler
2. Friskvårdsanläggningar som badhus och sportarenor, där vi även ansvarar för driften och innehållet.
Ifråga om friskvårdsanläggningarna bygger och äger företaget inte bara fastigheterna, utan driver även själva verksamheten.
LÄS HELA RAPPORTEN
”Så vill tjänsteföretagen förbättra offentliga upphandlingar”