Garantiplatser ger säker intäkt

Almegas rapport ”Så ser tjänsteföretagen på offentlig upphandling” visar att många tjänsteföretag upplever att det i offentlig upphandling är för mycket fokus på pris och för litet på kvalitet och att det även är problem med tidskrävande formalia och omfattande och irrelevant kravställande. Det framgår även att många tjänsteföretag anser att dialogen inför upphandlingarna brister liksom uppföljningen av kvaliteten i leveransen under kontraktstiden. Är detta problem som även ni upplever i er bransch?

– Angående krav och villkor, så är det viktigt att kommunerna förstår hur detta påverkar priset. Villkoren i upphandlingen måste rimma med syftet att lägga ut vård och omsorgsboende på entreprenad. Handlar det om lägsta pris eller kvalitet? Ibland hävdar man att det är kvalitet, men de många kraven är omöjliga att uppfylla.

Vi vill få till partnerskap – för att det ska bli så bra som möjligt ska det vara en vinn-vinn-situation.

Angående dialog så ser vi positivt på att de upphandlande myndigheterna använder request for information (RFI) så att vi kan påverka, vi vill att kommunerna ska ta till sig våra synpunkter. Kanske behöver man höja kompetensen!?

I fråga om uppföljning av kvalitet under kontraktstiden så ser det olika ut. En sak som är kopplad till det är vad som sker inför övertagandet, när vi vunnit en upphandling och ska ta över. Då vill vi förbereda oss ordentligt, prata med medarbetarna, gå ut med information, kontrollera och se status på verksamheten och ha med oss det i uppföljningen. Om vi inte har det så blir det ”ord mot ord” och icke konstruktivt. Det kan undvikas om den nya leverantören får tillgång till verksamheten inför övertagandet. Samt att det upprättas dokumentation kring hur det såg ut innan, hur det ser ut efter ett halvår, o.s.v. Annars hamnar man lätt i en ond cirkel. För oss är inte tiden det avgörande utan att vi får den information som vi behöver och får prata med medarbetarna. Vi vill inte att de ska gå omkring och vara oroliga. Vi vill att det ska råda positiva cirklar, inte negativa.

En viktig del är när upphandlaren brister i kunskap och det blir fel, trots att de gör en RFI och får input. En kommun genomförde en RFI på ett område där de inte upphandlat tidigare: LSS gruppbostäder. Leverantörerna förklarade att vi gärna borde upphandla fler än en gruppbostad, tre eller fyra, för att få skalfördelar. Ändå lade de endast ut en gruppbostad och då med sju platser i stället för max sex som privata kan få tillstånd till. De valde konceptet för att de kan driva det själva då. Privata utförare behöver tillstånd av IVO, det behöver inte kommunen. När det gäller gruppbostad är det fem, sex platser vi kan få tillstånd för, annars bedöms det inte som småskaligt. Vi har sett två sådana upphandlingar på kort tid. Är kommunerna verkligen uppdaterade på reglerna? Varför annars orimliga krav? Det är ju slöseri med tid om man ska göra en upphandling och sedan ändå inte lägga ut driften efteråt! Jag tror inte att man riktigt förstår konsekvenserna.

– En svår sak utan enkel lösning är hur vi får in att få in mer innovation och välfärdsteknik. Sådant som är svårt att utvärdera i ett anbud eller en text. Vi har velat införa trygghetsskapande teknik, särskilt nattetid när våra kunder vaknar till, kanske inte vet var de är, och behöver hjälp och stöd. I dag gäller fysisk nattillsyn. I stället kunde man ha digital nattillsyn. Kamera är svårt, man måste ge ett införstått samtycke. Har man någon form av demens så kan man inte det. Anhöriga får inte heller medge tillstånd. Det blir svårt att få in detta och kunna utveckla branschen framåt. Vi gör en del tester men på egna enheter. Att få till detta vore bra, kanske i partnerskap mellan kommun och vinnande leverantör.

Det råder även osäkerhet om ensidig förlängning. En ensidig förlängning innebär en risk för oss utförare. Vi vill veta vilken period som avses och om det finns möjlighet till förlängning. Kommunen kan säga upp avtalet och det är rimligt då att även utföraren kan göra det om förutsättningarna inte var de vi trodde. Så att man inte låser in en leverantör. Det handlar om lika villkor.

– En kommun som gjorde RFI och lyssnade erbjöd 100 procent garantiplatser så att vi och våra konkurrenter vågade satsa mer och kunde pressa priset eftersom vi med garantiplatser vet att vi har en säker intäkt. Oavsett vinnare blir det en bra affär för båda parter. De som vinner vill göra det till Sveriges bästa äldreboende. I det här fallet handlar det om 100 platser och vinnaren får betalt för 100 platser oavsett beläggning. Om man inte har garantiplatser är det viktigt att det finns utrymme för leverantören att förändra bemanningen baserat på beläggning. Det vill säga att kostnad följer intäkt.

Sedan kan vi prata om transparens före och efter upphandlingen. Köparen behöver ange antal årsarbetare, lönenivåer, m.m. Utan transparens får den som redan har kontraktet en fördel.

En annan viktig sak är dokumentation och protokoll på utvärderingen. LOU förespråkar transparens och likabehandling. Ibland är det oklart på vilka grunder utvärderingen skett. Varför fick vi en trea och inte en femma, o.s.v. Där tror jag det handlar om okunskap, eller att kommunen inte tänker på det.

Det blir svårt att svara på varför man valde en viss leverantör. Man utvärderar mat, måltider, aktiviteter – men det framgår inte hur poängen är satta! Det blir enklare även för beställaren om utvärderingen är mer tydlig och transparent.

– Man behöver bli bättre på att tydligare ange varför man upphandlar: syftet, målsättningen. Vill man ha det lägsta priset? Det är okej men då får man det man betalar för. Ibland upphandlar en kommun som fram tills dess driftat ett boende själv enbart för att man vill ha det billigare. Då måste den nya utföraren kanske dra ned på personal – om det nu ska kunna göras till en lägre kostnad. Kommunen backar då inte upp den som vunnit. Vi (eller vår konkurrent för den delen) får stå själva i blåsvädret.

En positiv modell är när det finns incitament för kvalitetsförbättringar, att man gör bedömningar både av egen regi och externa utförare. Att man ser vilka som presterat extra bra och att dessa utförare då kan få extra ersättning. Det är en modell som verkar fungera väldigt bra, där samma spelregler gäller för båda parter. När man inrättar sådana stimulansmedel bör även externa aktörer kunna ta del av dessa. Täby kommun är ett bra exempel.

OM FÖRETAGET ATTENDO

Attendo är ledande privat leverantör av offentligt finansierade omsorgstjänster i Norden. Företaget grundades 1985 och var först i Sverige med att driva äldreomsorg på entreprenad. Utöver äldreomsorg erbjuder Attendo omsorg för personer med funktionsnedsättning samt individ- och familjeomsorg. 

LÄS HELA RAPPORTEN

”Så vill tjänsteföretagen förbättra offentliga upphandlingar”