Dialogen har förbättrats

Almegas rapport ”Så ser tjänsteföretagen på offentlig upphandling” visar att många tjänsteföretag upplever att det i offentlig upphandling är för mycket fokus på pris och för litet på kvalitet och att det även är problem med tidskrävande formalia och omfattande och irrelevant kravställande. Det framgår även att många tjänsteföretag anser att dialogen inför upphandlingarna brister liksom uppföljningen av kvaliteten i leveransen under kontraktstiden. Är detta problem som även ni upplever i er bransch?

– Absolut, vi hade en genomgång internt kring detta. Under en tioårsperiod har fokus på pris minskat, så det går åt rätt håll. Kammarkollegiet är den drivande och allenarådande instansen i hur upphandlingarna utformas inom vårt område. Få gör på annat sätt. Jag kan ta exemplet Adda – deras upphandling är en kopia på Kammarkollegiets.

Baksidan av att ha höga kvalitetskrav är ökad administration och tidsåtgång. Det gäller att kvalitetskraven är de rätta –att man inte bara skapar en administration. Kraven ska vara kopplade till kompetens, certifieringar, och så vidare.

– För mindre aktörer kan vara svårt med de krav som ställs. De fungerar bra för oss –det är bra att man lägger formaliakrav så att inte oseriösa aktörer kommer in. Jag tror att det är bra att det finns en ribba. Instegsbarriärer finns i alla marknader, så även i denna.

Ifråga om dialogen är rätt mycket är lagstyrt och i själva upphandlingsförfarandet är det inte så komplicerat. Kammarkollegiet har ökat mängden dialog med branschen, till exempel ordnat med flera dialogmöten. De sätter sig ner och frågar oss vad som fungerar bra, respektive mindre bra. De använder det som kommer fram som input för att göra bättre upphandlingar nästa gång. Detta är nytt, så har det inte varit tidigare.

Ifråga om uppföljningen så känns som att Kammarkollegiet sköter det på ett bra sätt. Mindre aktörer som upphandlar har bristande kompetens på området, både vad gäller att följa upp och att veta vilka krav de kan ställa i en upphandling. Tycker ibland att de inte är tillräckligt kompetenta.

– En sak som fungerar alldeles för dåligt är överprövningsprocessen och den tid det tar. Det måste vara frustrerande både för branschen och för offentlig sektor. Det skapar bara kostnader. Överprövningsverktyget måste ses över och effektiviseras!

– Fokus på kvalitet, transparens, dialogmöten. Fortfarande råder ett resursfokus och för litet fokus på själva det komplexa åtagandet, vad som ska åstadkommas. Om man ska köpa in en tjänst, en komplex leverans, så bör man specificera den genom att ange de särskilda resurser som krävs. Det är viktigt att man anger vad man vill ha levererat.

Jag kan köpa att man kräver vissa kompetenser på gruppnivå men inte specificerat på individnivå. Jag tror inte på att tillämpa ”funktionsmodellen” i upphandlingar inom de områden som vi jobbar med, vilket är vanligt i Danmark: en offentlig upphandlare säger –”vi vill ha den här funktionen”, utan att specificera – det tror jag blir dyrt och det funkar inte inom IT-sektorn. Komplexiteten i att bygga mjukvaruutveckling och hur den fungerar är för stor, i motsats till byggsektorn och när det gäller hårdvara.

– Förmågan att köpa team utan att köpa till fastpris. Fastpris leder alltid till sämre leverans och högre kostnad. Sedan – som jag redan nämnt –självklart överprövningarna, där måste det hända något!

OM FÖRETAGET KNOWIT

Knowit är ett konsultbolag som stöttar företag och organisationer i den digitala transformationen. Med en unik kombination av kompetens inom it, design, kommunikation och management utvecklar vi innovativa och hållbara lösningar som bidrar till ett högt affärsvärde för våra kunder. 

LÄS HELA RAPPORTEN

”Så vill tjänsteföretagen förbättra offentliga upphandlingar”