Alltför stort fokus på pris

Almegas rapport ”Så ser tjänsteföretagen på offentlig upphandling” visar att många tjänsteföretag upplever att det i offentlig upphandling är för mycket fokus på pris och för litet på kvalitet och att det även är problem med tidskrävande formalia och omfattande och irrelevant kravställande. Det framgår även att många tjänsteföretag anser att dialogen inför upphandlingarna brister liksom uppföljningen av kvaliteten i leveransen under kontraktstiden. Är detta problem som även ni upplever i er bransch?

–Ja, det handlar mycket om pris kontra kvalitet –vi ser både myndigheter och kommuner som lägger alltför stort fokus på pris många gånger utifrån rädslan för långa överklagandeprocesser. Det man får speglar inte riktigt det som deras målgrupp/deltagare egentligen behöver för att lyckas. Det har förvärrats sedan Coop service-domen kom på EU-nivå, den som begränsar möjligheterna att använda sig av golvpriser. Myndigheterna har blivit rädda och upphandlar mer på pris. Den myndighet som gjort det största omtaget kring detta är Arbetsförmedlingen. De säger att de tagit fasta på domen och att deras jurister gett vägledning, vilket betyder att myndigheten i princip helt slutat med rena kvalitetsupphandlingar. Jag tycker att de har hårdtolkat domen, det är fortfarande tillåtet att sätta fasta priser (så länge dessa inte utvärderas) och fokusera på kvalitet.

– Vi märker skillnad när beställaren har en strategi och en större organisation bakom sig, Stockholms stad till exempel. Det är en fråga om beställarens egen organisation, kompetens och kunskap om marknaden som avgör utfallet. Då ser vi kvalitetskrav på riktigt, krav som är kopplade till exempelvis kvalitet, måluppfyllelse och progression och som är direktkopplade till brukaren, den som ska ta del av tjänsterna.

Vi har ett starkt ledningssystem som vi ISO-certifierat och har statistik på de anbud vi har lämnat. Tittar vi på ett hundratal upphandlingar som vi deltagit i de senaste tre åren så ser vi att 7-8 av 10 avgörs på pris.

– Ja, de är närbesläktade. Om den upphandlande myndigheten inte gör någon marknadsanalys via till exempel request for information (RFI) så får de för litet kunskap om dess utveckling, framgångsrika exempel samt utbildningsutbud. De större beställarna har den strategiska höjden, de gör ofta detta. Det är de mindre beställarna som inte mäktar med att göra detta tillräckligt bra.

Ibland ser vi en problematik som innebär att anskaffningskedjan blir lång och att man lägger ut hela processen på konsulter, här är vår rekommendation att som beställare ha fortsatt stark ledning och styrning över processen.

En trend vi sett sista tiden är att fler beställare går in på LOV och auktorisation för att exempelvis slippa gå in i långa LOU-processer. Men då riskerar man att göra man en tankevurpa, anskaffningsprocessen blir kortare men de förlorar kontrollen över hur många aktörer som kommer att finnas i systemet. Oftast blir uppföljningen under kontraktstiden underdimensionerad, den är uppbyggd för färre aktörer. Det finns dock kommuner som är mer lämpliga för LOV / auktorisation, de bygger in valfrihet och ett bredare utbud, m.m. De har gjort en matris och konstaterat att detta är den bästa modellen. De har utvecklat metoder och har resurser för uppföljning och kvalitetsutveckling. Västerås stad, till exempel, har gått från LOU till auktorisation.

– Det är när beställaren tar ansvar för sitt resultat och att de vet vad de vill ha, att de identifierat syftet med anskaffningen. Man måste försöka fånga både samtid och framtid, våga titta i kristallkulan. Utbildning är en vattendelare – har man utbildning får man jobb, har man ingen får man inget jobb! Beställaren ska inte fokusera på processen utan på tjänsten och utfallet. Med andra ord: En bra upphandling är när beställaren utvärderar det man har, genomför RFI för ny input och sedan går in i själva anskaffningsprocessen. Man ska veta varför man gör upphandlingen – inte bara agera för att det ska bli enklare!

– Många beställare är politiskt styrda organisationer. Vi vill få till ett bättre partnerskap mellan den offentlige köparen och leverantören, att man jobbar tillsammans mot ett mål. Då får man helheten att fungera, du får utvecklingsperspektivet, hållbarheten i affären samt bra möten mellan beställare och leverantör med gemensamma kvalitetsmål. Slutligen så tycker jag att det är viktigt att det som man upphandlar är ändamålsenligt – att man har deltagarfokus, inte processfokus. En väl genomför upphandling ger en ökad måluppfyllelse och stärker konkurrenskraften både för samhället och den enskilde.

OM FÖRETAGET ACADEMEDIA

Academedia är norra Europas största utbildningsföretag med verksamheter i Sverige, Norge och Tyskland. Verksamheterna inom AcadeMedias vuxenutbildning bedrivs främst inom komvux, yrkeshögskola och arbetsmarknadstjänster. 

LÄS HELA RAPPORTEN

”Så vill tjänsteföretagen förbättra offentliga upphandlingar”