Så förenklas löneprocessen med en årsplan

Som arbetsgivarexpert vet Tuija Kivisto Ivarsson hur viktigt det är att sätta en årsplan för att lyckas med löneprocessen.

– Jag har en bakgrund som HR-chef och vet vad som krävs i praktiken för att sätta en bra löneprocess. Att jobba processorienterat kräver förutom tid och tålamod också bra samarbete – såväl mellan arbetsgivare och fackliga representanter, som chefer och medarbetare. Men det är verkligen värt mödan, säger hon.

Här nedan är Tuija Kivisto Ivarssons förslag på hur en årsplan för löneprocessen kan se ut, steg för steg.

Att planera in mål- och utvecklingssamtal kan ses som ett sätt att lägga en stabil grund för löneprocessen, något som ska finnas med löpande under hela året. Det är under dessa samtal som mål sätts upp, som lönesättande chef sedan kan använda som faktaunderlag att luta sig mot när lönen ska sättas. Se därför till att regelbundna avstämningar planeras in, gärna på månadsbasis.

Startskottet för årets lönerevision sker genom ett planeringsmöte, tillsammans med de lokala fackförbundsklubbarna på företaget. Under mötet ska fakta om hur företagets ekonomiska förutsättningar presenteras och ställas i relation till vad som är överenskommet i kollektivavtalet. Kollektivavtalen skiljer sig åt, och därför är det viktigt att ni tittar på just ert avtal. Saknas lokalt fackförbund är det viktigt med en bra kommunikation med medarbetarna. I det inledande mötet ska även en tidsplan för löneprocessen sättas.

Nu är det också dags att se över lönepolicy, lönekriterier, lönestruktur och lönekartläggning. Är allt på plats, eller behövs det förbättringar? Ta gärna hjälp av Almegas digitala kunskapsbank Arbetsgivarguiden – där finns alla checklistor och guider du behöver. Almega erbjuder även företagsanpassade utbildningar om det behövs.

Samarbete är en framgångsfaktor i löneprocessen och tydlig information minskar risken för osäkerhet. Därför är det bra om arbetsgivare och fackförbund samordnat går ut med information till medarbetarna om när lönesamtalen kommer att bokas in, när den nya lönen kommer att gälla och hur den betalas ut retroaktivt om processen drar ut på tiden. Sprid gärna informationen i flera kanaler och sammanhang, till exempel på intranätet och avdelningsmötet.

Förhoppningsvis har lönesättande chef redan regelbundna utvecklingssamtal med sina medarbetare, med avstämningar om hur de satta målen uppfylls. Men nu är det dags att genomföra ett resultat- och lönesamtal, där chef och medarbetare går igenom vilka mål som sattes föregående år, vilka som är uppfyllda och vad som kommer att ligga till grund för lönesättningen. Chefen är lönesättande, men att säkerställa att även medarbetaren förstår vad lönen grundas på minskar risken för missnöje. I Arbetsgivarguiden finns det mallar som kan användas som stöd för ett strukturerat och bra möte.

När chefen har tagit fram förslag på ny lön är det dags att förankra förslagen med fackförbunden – så att de ligger i linje med företagets policy. När helheten presenteras kan det av olika anledningar finnas skäl att justera enskilda medarbetares lön, innan förhandlingarna kan avslutas.

Nu är det dags att informera medarbetarna om att förhandlingarna är klara och sedan ge det nya lönebeskedet. Genom att dela upp löneprocessen i flera steg, med ett väl genomfört resultat- och lönesamtal innan förhandlingen med fackförbundet, minskar risken för missförstånd och missnöje, eftersom medarbetaren vet vilka fakta lönen har baserats på.

Om det under löneprocessens gång har framkommit att en medarbetare inte presterar i enlighet med de uppsatta målen, behöver den lönesättande chefen upprätta en åtgärdsplan. Det kan kännas som ett obekvämt samtal, men att göra en handlingsplan för förändring är ett bra sätt att hjälpa medarbetaren upp på banan igen.

Nu är löneprocessen i mål och då är det dags för ett utvärderingsmöte. Här kan HR bjuda in lönesättande chefer och fackförbundsklubbar för att tillsammans gå igenom vad som gick bra och vad som behöver utvecklas. Behövs det till exempel nya checklistor för att göra lönekartläggningen bättre? Finns det något i Arbetsgivarguiden som företaget kan använda sig av? Kom det klagomål på hur lönesamtalen genomfördes och skulle det därför behövas mer utbildning av lönesättande chefer?

Utifrån utvärderingsmötet görs en plan för nästa år. Ett bra tips är att börja det nya året med att läsa igenom löneavtal för att få koll på vad som gäller för till exempel föräldralediga, datum för utbetalningar och pensionsavsättningar. Det minskar risken att missa något som annars riskerar att bli kostsamt.