Lärdomar från pandemin formar framtidens arbetsplats

Det gemensamma kontoret var – före pandemin – den självklara arbetsplatsen för Rambolls konsulter, när de inte var på kundmöte. 

– Det var en naturlig del av pitchen när vi rekryterade nya medarbetare. Att även om vi är konsulter är kontoret en central plats för oss, det är där vi träffas, utbyter erfarenheter och helt enkelt har kul på jobbet tillsammans, säger Marie Förborgen, tillförordnad HR-chef för Ramboll Sverige, utöver sin ordinarie roll som HR-direktör för det globala affärsområdet Ramboll Water. 

När Folkhälsomyndigheten uppmanade till hemarbete valde vissa företag att beordra distansarbete och helt stänga ner sina kontor. Ramboll valde en mjukare strategi, berättar Marie Förborgen: 

– Vi valde att hålla kontoren öppna för de som bedömde att de inte kunde arbeta hemifrån. Man kan inte detaljstyra allt och villkoren kan skilja sig åt mellan olika personer och platser, inte minst för oss som har kontor på 32 olika ställen runt om i Sverige. Någon kan enkelt cykla till jobbet, någon annan bor väldigt trångt – därför blev vår strategi att lita på att våra medarbetare själva kunde ta kloka beslut utifrån sina individuella förutsättningar. 

Så här i efterhand konstaterar Marie Förborgen att det inte har visat sig någon större skillnad mellan de som stängde ner helt och de som liksom Ramboll valde en flexiblare inställning. Dessutom tvingade pandemin fram utveckling som inte bara har varit negativ: 

– Till att börja med kan vi konstatera att det gick utmärkt att jobba hemifrån, produktiviteten gick inte ner, utan alla tog sitt ansvar. Ramboll var redan inne i en global förändringsresa för att kunna arbeta multidisciplinärt, över både lands- och tidsgränser, och i skarpt läge kunde vi konstatera att vårt IT-system fungerar för detta. Pandemin tvingade oss också att utmana våra föreställningar om vad som fungerar att göra digitalt.

Framför allt har det blivit tydligt att många möten inte behöver den fysiska dimensionen. Och att det kan vara mer rimligt att be någon delta i ett möte på en udda tidpunkt för att passa en annan tidszon, än att personen ska flyga över halva jorden för att till exempel delta i en konferens på plats. 

Så vad händer nu när världen öppnar upp igen? För Marie Förborgen är det centralt för Ramboll att fortsätta inta en flexibel hållning: 

– Vi jobbar mer med riktlinjer än regelbok i strävan efter att hitta balansen mellan företagets behov, den anställdes och samhället i stort. Det som sätter ramarna är att verksamheten måste fungera och då måste vi till exempel prata om när vi behöver vara tillsammans på kontoret, för innovation och kunskapsöverföring, men också socialt välmående.

Ramboll kommer att fortsätta med förtroendetid, men Marie Förborgen menar att det kommer att bli ännu viktigare med tydliga förväntningar och förutsättningar. 

– Den egna viljan är den starkaste drivkraften, men det här ställer också höga krav på ledarskap. Vår inställning idag är att varje medarbetare ska ha en tydlig tillhörighet på ett kontor, en arbetsplats som man faktisk vill komma till.

Sedan kommer det att finnas undantag, menar hon. För någon med en väldigt specifik roll kan det fungera att merparten av arbetet utförs hemifrån och genom att fortsätta ha ett öppet sinne kan fler flexibla lösningar bli vanligare: 

– Den som just kommer in på arbetsmarknaden kan behöva kontoret som bas för att skapa nätverk och få kunskap, men för någon som arbetat länge kanske det kan fungera att arbeta periodvis från till exempel sommarstugan även om man fortsatt har en tillhörighet till ett visst kontor. Det öppnar upp för spännande möjligheter för framtiden!